HR-Software Checkliste 2025 – inkl. editierbarer Matrix

Warum diese HR-Software Checkliste 2025 dein bestes Risiko-Management ist

Eine strukturierte Checkliste schafft Objektivität, Geschwindigkeit und Sicherheit. Statt „Feature-Bingo“ bewertest du, wie gut eine Lösung zu deinen Prozessen passt, ob die Integrationen funktionieren, wie es um DSGVO & IT-Security steht, welche Reporting-Optionen es gibt und wie wirtschaftlich das Ganze über drei bis fünf Jahre ist. Für Budgetfreigaben, Audits und die Mitbestimmung ist das Gold wert – die Entscheidung wird nachvollziehbar und belastbar.

• Prozess-Fit statt Buzzwords: Evaluierung anhand realer Use-Cases statt loser Klick-Touren.
• Transparenz & Nachvollziehbarkeit: Gewichtete Scorecard, dokumentierte Demos, Belege und Referenzen.
• Schnellere Entscheidungen: Zielgerichtete Demos und eine kurze, fundierte Shortlist.

Tipp: Der Blog liefert Hintergrundartikel wie „HR-Software: Was ist das eigentlich? (2025)“ und „Funktionen moderner HR-Software 2025“ für noch mehr Kontext.

So nutzt du die Vollversion: Matrix, Demo-Scorecard und Anbieter-Vergleich

Die Vollversion der Checkliste besteht aus drei Bausteinen, die nahtlos zusammenspielen. Übernimm die vorgeschlagenen Spalten in dein Google Sheet oder Excel und passe die Gewichtung an deine Ziele an.

Baustein 1: Anforderungen & Bewertungsmatrix (Google Sheets/Excel)

Dieser Baustein bündelt Muss-/Soll-/Kann-Kriterien, ordnet sie Kategorien zu, hinterlegt Gewichte und schafft die Grundlage für eine objektive Bewertung. Definiere die Spalten so, dass du pro Anbieter die gleiche Datentiefe bekommst.

• Spalten: Kategorie · Kriterium · Beschreibung (Praxisnutzen) · Muss/Soll/Kann · Gewicht (%) · Anbieter A/B/C Score (0–5) · Gewichteter Score · Nachweis/Quelle · Status · Kommentar
• Formel: =SUMMENPRODUKT(Score_Bereich;Gewicht_Bereich) je Anbieter
• Praxisnutzen: Du siehst auf einen Blick, worauf es wirklich ankommt, und verhinderst Scope-Creep.

Baustein 2: Demo-Scorecard (szenariobasiert)

Die Demo-Scorecard macht Demos messbar. Statt einer unstrukturierten Präsentation steuerst du konkrete End-to-End-Szenarien, die deinem Arbeitsalltag entsprechen. So bewertest du Fakten statt Eindrücken.

• Spalten: Szenario · Use Case · Erwartetes Ergebnis · K.O.? · Beobachtung · UX/Mobile (0–5) · Reporting (0–5) · Integrationen (0–5) · Anmerkungen · Folgefragen
• Beispiel-Szenarien: „Mitarbeiterwechsel inkl. Vertragsänderung & digitaler Signatur“, „Zeit → Payroll-Export (DATEV)“, „Onboarding → IT-Ticket → Compliance-Task“

Baustein 3: Anbieter-Vergleich (Kurzprofil & Risiken)

Hier vergleichst du die Anbieter transparent nach Zielsegment, Datenstandort, Zertifikaten, SSO/Provisionierung, Integrationen, Referenzen, Roadmap und TCO. Das verhindert Äpfel-Birnen-Vergleiche und schafft Entscheidungsreife.

• Spalten: Anbieter · Zielsegment (KMU/Mid-Market/Enterprise) · Hosting/Region · Zertifikate (z. B. ISO 27001, BSI C5) · API/OIDC/SAML/SCIM · Payroll/DATEV · EU-DPA/AVV · Referenzen/Branche · Stärken · Schwächen · Offene Risiken

Mehr Hintergründe: „Core HR Stammdaten – das Herz deiner HR-IT“ und „HR-Software-Budget ohne Kostenfalle“.

Kategorien & Prüfpunkte – mit Übersetzung in den Arbeitsalltag

Unter jeder Kategorie findest du eine kurze Erklärung, was die Begrifflichkeit bedeutet, was das im Alltag für Anwenderinnen und Anwender heißt und worauf du in Demos achten solltest. So bleibt die HR-Software Checkliste 2025 praxisnah.

1) Business & Prozesse

Hier ordnest du Ziele (KPIs), Rollen und Prozesslandkarte. Eine klare Prozesssicht verhindert, dass du eine „Feature-Sammlung“ kaufst, die nicht zu eurem Arbeitsablauf passt.

• Für Anwender*innen: Weniger Klicks, klare Verantwortlichkeiten, weniger Excel-Schattenprozesse.
• Demo-Hinweis: Typische Wochenaufgaben als End-to-End-Story präsentieren lassen.

2) Core HR (Stammdaten & Dokumente)

Das Core HR ist die Single Source of Truth für Personen-, Organisations- und Vertragsdaten – inkl. Rollen/Rechte, digitaler Signatur und Versionierung.

• Für Anwender*innen: Einmal pflegen, überall korrekt; weniger Rückfragen, weniger Fehler.
• Demo-Hinweis: Stammdatenänderung mit Serienauswirkungen („Vorgesetztenwechsel“) plus automatisierte Dokumentenerstellung.

3) Zeit & Abwesenheit

Von Zeiterfassung und Schichtplanung bis zu Urlaubs- und Krankheitsprozessen – inklusive länderspezifischer Regelwerke.

• Für Anwender*innen: Mobile Buchung, automatische Zuschläge, klare Freigaben.
• Demo-Hinweis: Schichttausch und Abwesenheit mit Vertreterregel durchspielen.

4) Recruiting/ATS & Onboarding

Stellen, Multiposting, Talentpools und durchgängige Onboarding-Workflows von der Signatur bis zur Hardware-Provisionierung.

• Für Anwender*innen: Kürzere Time-to-Hire und Time-to-Productivity, weniger E-Mail-Ping-Pong.
• Demo-Hinweis: Probe-Onboarding inkl. IT-Ticket & Compliance-Task.

5) Performance, Ziele (OKR) & Learning/Skills

Feedback-Zyklen, Zielhierarchien, Kalibrierung, Lernpfade und Skill-Graphen verbinden Entwicklung mit Leistung.

• Für Anwender*innen: Transparente Gespräche, klare Ziele, individuelle Entwicklung.
• Demo-Hinweis: Jahresgespräch demonstrieren und Learning-Pfad aus einem Performance-Gap ableiten.

6) Integrationen & API-Fitness

Hier prüfst du, ob das System sich sauber in eure IT-Landschaft integriert – mit stabilen Standards für Anmeldung und Provisionierung sowie robusten Schnittstellen.

• Begriffe übersetzt: SSO via OIDC/OAuth 2.0 oder SAML 2.0; SCIM 2.0 für Benutzer-/Gruppen-Provisionierung; Webhooks für Ereignisse; REST/OData-APIs & Rate-Limits.
• Für Anwender*innen: Keine Doppelpflege, stabile Übergaben an Payroll/Finance, weniger Fehler.
• Demo-Hinweis: Zeitdaten → Payroll-Export (z. B. DATEV) live zeigen; Webhook-Beispiel für Onboarding-Events.

7) Security & Datenschutz (DSGVO)

Bewerte Auftragsverarbeitung (AVV/DPA), Datenstandorte in der EU, Sub-Prozessoren, technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), Zertifikate sowie Audit-/Exportfähigkeit.

• Für Anwender*innen: Rechtssicherheit und weniger Risiko.
• Demo-Hinweis: Export/Exit-Fähigkeiten, Rollen-/Rechtemodelle und Audit-Logs prüfen.

8) Reporting & People Analytics

Standard-Reports, Ad-hoc-Analysen, selbsterklärende Dashboards und bei Bedarf Predictive-Kennzahlen beschleunigen Entscheidungen.

• Für Anwender*innen: Antworten in Minuten statt Tagen; gleiche Datengrundlage für HR und Management.
• Demo-Hinweis: Drei Alltagsfragen live messen (z. B. Time-to-Hire, Abwesenheitsquote, Kündigungsrate je Team).

9) UX, Mobile & Barrierefreiheit

Eine konsistente, schnell reagierende Oberfläche mit guter Suchleistung, sinnvollen Shortcuts und solider mobiler Nutzung ist produktivitätsrelevant.

• Für Anwender*innen: Aufgaben wirklich erledigen statt Workarounds; Self-Service, der angenommen wird.
• Demo-Hinweis: Mobiler Flow „Urlaub beantragen & Vertretung“ inkl. Push-Benachrichtigungen.

10) Internationalisierung & Skalierung

Mehrsprachigkeit, Zeitzonen, länderspezifische Regelwerke und Delegationsmodelle sichern Wachstum ohne Toolwechsel.

• Für Anwender*innen: Keine Sonderlocken bei Expansion.
• Demo-Hinweis: Mehrsprachiger Self-Service und landesspezifische Abwesenheitsregeln.

11) Support, Roadmap & Anbieter-Fit

SLAs, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten (RTO/RPO), Release-Zyklen, Partnernetz, Community und Referenzen zeigen, wie belastbar der Anbieter ist.

• Für Anwender*innen: Berechenbarkeit, kurze Wege, planbare Weiterentwicklung.
• Demo-Hinweis: Release-Notes und Roadmap-Einblick einfordern.

Gewichtete Bewertung statt Bauchgefühl: So baust du die Scorecard

Eine klare Bewertungslogik sorgt für Transparenz: Alle Kandidaten messen sich an den gleichen Kriterien und Gewichten. Das senkt Diskussionen und beschleunigt die Entscheidung.

1. Gewichte definieren: Beispiel – Prozess-Fit 30 %, UX/Mobile 15 %, Integrationen/API 15 %, Security/DSGVO 15 %, Analytics 10 %, TCO 10 %, Roadmap/Support 5 %.
2. Skala festlegen: 0 = nicht vorhanden/K.O., 5 = exzellent inkl. Nachweisen.
3. Bewerten & normalisieren: Pro Anbieter Score (0–5) × Gewicht (%) → gewichteter Score je Kriterium.
4. Beweise sammeln: Screenshots, Sandbox-Zugänge, AVV/Entwürfe, Zertifikate, Referenzen.
5. Entscheidung dokumentieren: Warum Anbieter X gewinnt – sachlich, prüfbar, für Management & Mitbestimmung geeignet.

Für Methodik & Stolpersteine lohnt der Blick in die Blogrubrik „HR-Software Auswahl Insights“ und speziell in den Beitrag „Kollaborative HR-Softwareauswahl“.

Anbieter-Segmente verstehen: KMU, Mid-Market, Enterprise

Nicht jede Plattform spielt im gleichen Feld. Segment-Fit, Integrationsphilosophie und Roadmap unterscheiden sich – und beeinflussen Aufwand, TCO und Zukunftssicherheit.

• Segment-Fit: Passt der Zielmarkt des Anbieters zu deiner 3–5-Jahres-Planung?
• Integrationsstrategie: All-in-One vs. Best-of-Breed – welche Systeme müssen angebunden werden (Payroll, ERP, Kollaboration)?
• Governance/Analytics: Zentraler Datenkern vs. modulare Landschaft – wie behältst du Konsistenz?

Hintergrund: „Funktionen moderner HR-Software 2025“ bietet Entscheidungslogiken, die du in die Scorecard übernehmen kannst.

Integrationen & API-Fitness – Best Practices in Alltagssprache

Identität, Provisionierung und Datenflüsse sind das Rückgrat deiner HR-IT. Hier ein kompakter Praxisrahmen, den du 1:1 in die Checkliste übernehmen kannst.

SSO via OIDC/OAuth 2.0 oder SAML 2.0

Ein Single Sign-On verringert Passwortprobleme, stärkt Sicherheit und erhöht Akzeptanz. Prüfe, ob eure Identity Provider (z. B. Azure AD, Okta) unterstützt werden und wie Logout/Session-Management gelöst ist.

• Checkliste: PKCE-Unterstützung, Refresh-Token-Handling, JWK-Rotation, Mapping von Rollen/Gruppen.

Provisionierung mit SCIM 2.0

Automatisiertes Anlegen/Ändern/Deaktivieren von Nutzern und Gruppen spart Zeit und reduziert Fehler. Teste Edge Cases wie Wiedereintritt, Namensänderung oder Gruppenhierarchien.

• Checkliste: Attribute, Custom-Schemata, Fehlertoleranz, Quotas/Rate-Limits, Dead-Letter-Queues.

Webhooks & Eventing

Systeme informieren pro Ereignis (z. B. „Vertrag unterschrieben“) – perfekt für Automationen. Achte auf Wiederholungslogik, Signierung und Re-Delivery.

• Checkliste: Ereigniskatalog, idempotente Verarbeitung, Signaturprüfung, Monitoring/Alerting.

REST/OData-APIs & Datenhaltung

Offene, dokumentierte Schnittstellen sind entscheidend für Reporting, BI und Drittsysteme. Prüfe Versionierung, Felder, Paginierung und Limits.

• Checkliste: API-Versionen, Sandbox, Service-Limits, SLA, Change-Logs, SDKs/Client-Bibliotheken.

Datenschutz & Compliance (DSGVO) – ohne Juradeutsch

HR-Daten sind besonders schützenswert. Übersetze Rechtsbegriffe in klare Prüfpunkte und überführe sie 1:1 in deine Scorecard, damit Compliance gelebte Praxis wird.

AVV/DPA & Sub-Prozessoren

Wer verarbeitet welche Daten, wo und auf welcher Grundlage? Fordere eine aktuelle Sub-Prozessor-Liste und Prozesse für Änderungen/Benachrichtigungen.

EU-Hosting & Datenexport

Sichere Datenstandorte in der EU und eine klare Exit-Strategie (Formate/Fristen/Vollständigkeit) sind Schlüssel gegen Vendor-Lock-in.

Zertifikate & TOMs

Zertifizierungen (z. B. ISO 27001, BSI C5) und dokumentierte TOMs (Verschlüsselung, Backup/Restore, Audit-Logs) sind solide Indikatoren für Reife.

Vorfallmanagement & 72-Stunden-Meldepflicht

Prüfe Eskalationswege, Verantwortlichkeiten, Audit-Trails und Testläufe. Notiere, wie du intern kommunizierst und dokumentierst.

Demos & Proof of Value: Von „Show“ zu „Go“

Gute Demos sind fokussiert, vergleichbar und messbar. Mit einer Demo-Scorecard führst du Anbieter durch identische Szenarien – so werden Stärken/Schwächen sichtbar.

So wird jede Demo messbar

Steuere die Präsentation aktiv, dokumentiere Ergebnisse und halte Nachweise fest – nur so lassen sich Punkte fair vergeben.

1. Szenario-Scripts vorab teilen (3–5 End-to-End-Flows).
2. K.O.-Kriterien frühzeitig (EU-Hosting, AVV, OIDC, SCIM).
3. Sandbox 2–4 Wochen, identische Testdaten.
4. Aufzeichnung & Q&A-Protokoll.
5. Scorecard live ausfüllen.

Budget & Total Cost of Ownership (TCO) – realistisch kalkulieren

Plane über Lizenzen hinaus: Implementierung & Migration, Schulung, Support, Integrationsaufwände, Change-Management und Reserven. Nutze 3–5-Jahres-Szenarien (Startpaket vs. Vollausbau) und berücksichtige Staffelungen.

TCO-Bausteine

Strukturiere die Kosten frühzeitig, damit du Angebote vergleichbar machen kannst und überraschungsfreie Verhandlungen führst.

• Lizenzen (PEPM/Staffeln), Module/Add-ons
• Implementierung & Migration, Datenbereinigung
• Integrationen (IDP, Payroll, ERP, Collaboration)
• Enablement/Schulung, Change & Hypercare
• Betrieb/Support, SLA-Upgrades
• Reserve (z. B. 10–15 %)

Vertiefung: „HR-Software-Budget ohne Kostenfalle“.

Cloud vs. On-Premise 2025 – eine strategische Entscheidung

Cloud verspricht schnellere Time-to-Value und kontinuierliche Releases, On-Premise höhere Hoheit bei höherer Betriebs- und Update-Last. Entscheidend ist der Kontext: Datenresidenz, Integrationen, Ressourcen, Risikoappetit.

Entscheiden in 4 Schritten

Das folgende Mini-Framework führt dich von der Präferenz zur verhandelbaren Entscheidung – ideal als Kapitel in deiner Scorecard.

1. Ausgangslage klären: Größe, Regionen, ERP/Payroll-Landschaft, IT-Ressourcen, Use-Cases, Datenresidenz.
2. Ziele & Risiken priorisieren: Time-to-Value, TCO, Anpassungsgrad, Compliance, SLA/SLO, DR-Ziele.
3. Optionen bewerten: Funktionen, Integrationen, Zertifikate, EU-Residency, Release-Zyklus.
4. Entscheidung dokumentieren: Begründung, Bedingungen, nächste Schritte.

Weiterlesen: „Cloud vs. On-Premise HR – die richtige Wahl 2025“.

Mitbestimmung & Change Management – Akzeptanz von Tag 1 sichern

Erfolgreiche HR-IT-Einführungen beginnen früh mit Stakeholder-Arbeit: Betriebsrat, Datenschutz, IT, Finance, Fachbereiche. Transparenz, Pilotgruppen und klare Kommunikation vermeiden Reibung.

Stakeholder strukturiert einbinden

Lege Verantwortlichkeiten und Eskalationswege fest und binde Gremien rechtzeitig ein. Dokumentiere was, warum und wie entschieden wird – das erleichtert die Freigaben.

• RACI-Matrix für Auswahl & Einführung
• Change-Story & Kommunikationsplan
• Schulungspfade (HR, Führungskräfte, Mitarbeitende)

Enablement & Hypercare

Plane frühe Erfolgserlebnisse und sichere Supportspitzen in den ersten 4–8 Wochen nach Go-Live ab. Nutze Metriken (Adoption, Fehlerquote, Ticket-SLA), um gegenzusteuern.

Datenmigration, Tests & Qualitätssicherung – die unsichtbaren Erfolgsfaktoren

Saubere Daten sind der schnellste Hebel für Akzeptanz. Plane Migration und Tests so, dass fachliche und technische Qualität zusammenkommen.

Migrationsstrategie

Entscheide zwischen Big-Bang und Phasenmodell. Plane Datenbereinigung, Mapping und die Validierung mit Fachbereichen – inklusive Rückfallplan.

Testpyramide

Von Unit/Integrations-Tests bis UAT mit realistischen Szenarien. Dokumentiere Defects, Prioritäten und Abnahmebedingungen.

Vertrag, SLA & Exit – was im Kleingedruckten groß ist

Technik überzeugt – Verträge entscheiden. Stelle sicher, dass Service-Qualität, Sicherheit und Ausstieg sauber geregelt sind.

SLA/SLO & Security

Uptime-Ziele, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Wartungsfenster und Pen-Tests gehören in jeden Vertrag. Verlange Audit-Logs und Berichte.

Exit-Regelungen

Definiere Exportformate, Fristen, Unterstützungsscope und Kosten. Teste in der Sandbox einen exemplarischen Export.

Bonus: Copy-&-Paste-Vorlagen für deine Matrix

In diesem erweiterten Kapitel bekommst du sofort einsetzbare Strukturen, Beispielzeilen, Bewertungsrubriken und Formeln für Google Sheets und Excel. Die Vorlagen sind so aufgebaut, dass du sie direkt in dein Sheet kopieren kannst. Ergänze sie um eure KPIs, Use-Cases und Governance-Regeln – die HR-Software-Checkliste 2025 bleibt dabei dein roter Faden.

Tabelle „Anforderungen“ – Spalten-Blueprint & Datentypen

Diese Tabelle ist deine objektive Bewertungsbasis. Nutze klare Datentypen und Dropdowns, damit Eingaben konsistent bleiben. Das reduziert Nacharbeit und erhöht die Vergleichbarkeit zwischen Anbietern.

• Kategorie (Text, Dropdown): Core HR, Zeit & Abwesenheit, Recruiting/ATS, Onboarding, Performance/OKR, Learning/Skills, Analytics, Integrationen/API, Security/DSGVO, UX/Mobile, Internationalisierung, Support/Roadmap.
• Kriterium (kurzer Text): Eindeutiger Name, z. B. „Digitale Personalakte“, „SCIM 2.0 Provisionierung“.
• Beschreibung (Praxis) (längerer Text): Konkreter Nutzen für Anwender*innen. Schreibe in Alltagssprache.
• Muss/Soll/Kann (MoSCoW) (Dropdown): Muss, Soll, Kann.
• Nachweise (Text/Links): Screenshot, Referenz, AVV/DPA, Zertifikat (ISO 27001, BSI C5), Sandbox-URL.
• Gewicht (%) (Zahl): 0–100; Summe in der Kategorie bzw. gesamt sollte 100 % ergeben.
• Anbieter A/B/C Score (0–5) (Zahl/Dropdown): Bewertungs-Skala je Anbieter.
• Gewichteter Score (Formel): Score × Gewicht (%).
• Status (Dropdown): Offen, in Prüfung, bestätigt, K.O.
• Kommentar (Text): Randbedingungen, Risiken, To-dos.

Tipp: Lege für Kategorie und Muss/Soll/Kann Datenüberprüfungen (Dropdowns) an. So bleibt die Qualität hoch und du kannst später leicht filtern und pivotieren.

Tabelle „Anforderungen“ – Beispielzeilen (zum direkten Einfügen)

Die folgenden CSV-Blocks kannst du in ein leeres Sheet importieren oder in bestehende Tabellenzeilen einfügen. Sie zeigen gängige Kriterien mit praxistauglichen Beschreibungen.

Kategorie,Kriterium,Beschreibung (Praxis),Muss/Soll/Kann,Nachweise,Gewicht (%),Anbieter A Score (0–5),Anbieter B Score (0–5),Anbieter C Score (0–5),Gewichteter Score,Status,Kommentar
Core HR,Digitale Personalakte,"Zentrale, versionierte Personalakte mit Rollen-/Rechtekonzept und Suchfunktion; Dokumente per Template & eSign.",Muss,"Screenshot, Referenzkunde, eSign-Zertifikat",8,5,4,3,=F2*G2/5, in Prüfung,"Dokumentenaufbau in Demo zeigen"
Integrationen/API,SSO (OIDC/SAML),"Anmeldung mit Firmenidentität (z. B. Azure AD, Okta); Gruppen-/Rollenmapping.",Muss,"IdP-Setup-Notiz, SSO-Guide",7,4,5,3,=F3*G3/5, bestätigt,"Logout/Session Mgmt prüfen"
Integrationen/API,SCIM 2.0 Provisionierung,"Automatisches Anlegen/Ändern/Deaktivieren von Nutzerkonten inkl. Gruppen.",Soll,"Sandbox-Test, SCIM-Doku",6,4,3,2,=F4*G4/5, in Prüfung,"Edge Cases (Wiedereintritt) testen"
Zeit & Abwesenheit,DATEV-Export,"Zeitdaten automatisiert & fehlerfrei an Payroll übergeben; Monatsabschluss stabil.",Muss,"Export-Beispiel, Referenz",7,5,4,3,=F5*G5/5, bestätigt,"Monatsabschluss-Load testen"
UX/Mobile,Mobile Urlaubsanträge,"Selbstservice & Genehmigung mobil; Offline-Puffer; Push-Nachrichten.",Soll,"App-Store-Link, Screenshot",5,3,5,4,=F6*G6/5, offen,"Offline-Verhalten prüfen"
Security/DSGVO,AVV/DPA & EU-Hosting,"Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Hosting & Backups in der EU; Sub-Prozessoren transparent.",Muss,"AVV-Entwurf, Hosting-Nachweis",10,5,4,4,=F7*G7/5, K.O.,"Ohne AVV kein Go"
Analytics,Ad-hoc-Reporting,"Eigene Auswertungen per Drag & Drop; Export zu BI.",Soll,"Report-Video, Export-CSV",5,4,3,5,=F8*G8/5, in Prüfung,"BI-Connector klären"
Performance/OKR,Kalibrierung,"Vergleichbarer Maßstab über Teams; Bias-Reduktion.",Kann,"Kalibrier-Workflow, Referenz",3,3,2,2,=F9*G9/5, offen,"HR-Prozess anpassen"
Support/Roadmap,Release-Zyklus & SLAs,"Dokumentierte Releases, Reaktions-/Wiederherstellungszeiten (RTO/RPO).",Soll,"SLA-Doc, Release Notes",4,4,4,3,=F10*G10/5, in Prüfung,"Wartungsfenster beachten"

Hinweis: Passe die Spaltenbezüge in der Formel =F2*G2/5 an dein Sheet an. Du kannst den gewichteten Score auch als =SUMMENPRODUKT(G2:I2;{…Gewichte…}) auf Zeilenebene rechnen, wenn du die Gewichte in einem separaten Bereich führst.

Tabelle „Anforderungen“ – Bewertungsrubrik (0–5) & MoSCoW-Regeln

Eine konsistente Skala macht Bewertungen vergleichbar. Nutze die Rubrik als Legende im Sheet (separater Reiter „Legende“).

• 0: Nicht vorhanden / widerspricht Anforderungen / nicht lieferbar.
• 1: Stark eingeschränkt, nur mit Workarounds; kein produktiver Einsatz.
• 2: Grundlegend vorhanden, relevante Lücken; hoher Anpassungs-/Integrationsbedarf.
• 3: Erfüllt den Zweck; kleinere Lücken; mittlerer Aufwand.
• 4: Sehr gut umgesetzt; passt in Prozesse; geringe Lücken.
• 5: Exzellent; Best Practice; nachweislich praxiserprobt.

MoSCoW-Gates: Ein Kriterium vom Typ „Muss“ mit Score ≤ 2 ist faktisch ein K.O. (Gate). Verwende eine Formel, um Anbieter mit Muss-Defizit automatisch abzuwerten oder auszufiltern.

Google Sheets (deutsches Trennzeichen):
=IF(UND([@["Muss/Soll/Kann"]]="Muss"; [@[Score]]<=2); "K.O."; "ok")

Excel (Komma als Trennzeichen):
=IF(AND([@["Muss/Soll/Kann"]]="Muss", [@[Score]]<=2), "K.O.", "ok")

Tabelle „Anforderungen“ – Datenqualität & Visualisierung

Mit Validierungen und Formatregeln werden Fehler sichtbar, bevor sie sich durch Summen fortpflanzen. So bleiben Management-Reports stabil.

• Datenüberprüfung: Dropdowns für Kategorie und MoSCoW; Zahlbereiche für Score (0–5) und Gewicht (0–100).
• Bed. Formatierung: Score ≤ 2 bei „Muss“ = rot; Score 4–5 = grün; Status „K.O.“ = ausgegraut.
• Normalisierung: Wenn die Summe der Gewichte ≠ 100 %, rechne mit normGewicht = Gewicht / SUMME(Gewichte).
• Pivot-Tipp: Pivot nach Kategorie → durchschnittlicher Score je Anbieter; Summe gewichteter Score je Kategorie als Spalten.

Tabelle „Demo-Scorecard“ – Struktur & Bewertungsfelder

Die Demo-Scorecard steuert Präsentationen und macht Ergebnisse vergleichbar. Ein klarer Aufbau verhindert Show-Effekte und sorgt für belastbare Punkte.

• Szenario (Text): End-to-End-Flow, z. B. „Zeit → Payroll“.
• Use Case (Text): Konkreter Arbeitsschritt, z. B. „Schichttausch mit Zuschlag“.
• Erwartetes Ergebnis (Text): Was soll die Lösung zeigen?
• K.O.? (Dropdown): Ja/Nein.
• UX/Mobile (0–5), Reporting (0–5), Integrationen (0–5) (Zahl/Dropdown): Teil-Scores pro Szenario.
• Beobachtung (Text): Fakten, Screens, Links.
• Fragen/To-Dos (Text): Klärungen und Nachforderungen.

Tabelle „Demo-Scorecard“ – Beispielzeilen (zum direkten Einfügen)

Übernimm die Zeilen und passe Szenarien an eure Prozesse an. Achte darauf, dass alle Anbieter exakt dieselben Szenarien demonstrieren.

Szenario,Use Case,Erwartetes Ergebnis,K.O.?,UX/Mobile (0–5),Reporting (0–5),Integrationen (0–5),Beobachtung,Fragen/To-Dos
Onboarding,"Vertrag → eSign → IT-Ticket","Durchgängiger Workflow inkl. Signatur und IT-Anlage",Nein,4,3,5,"Demo flüssig, eSign ok","IT-Ticket Felder anpassbar?"
Zeit → Payroll,"Schichttausch mit Zuschlag","Regelwerk greift, Export fehlerfrei (DATEV)",Ja,4,4,5,"Live-Regelprüfung sichtbar","SPoC für Payroll klären"
Core HR,"Vorgesetztenwechsel mit Serienauswirkung","Autom. Anpassung von Berichten/Org",Nein,3,3,4,"Org-Update 1–2 min Verzögerung","Event-Logs prüfen"

Summenformel je Anbieter (Sheets/Excel): =MITTELWERT(Bereich_UX) + MITTELWERT(Bereich_Reporting) + MITTELWERT(Bereich_Integrationen) oder gewichte die drei Teil-Scores je nach Relevanz per SUMMENPRODUKT.

Tabelle „Demo-Scorecard“ – Bewertungsrubrik (0–5) je Kriterium

Definiere die Skala je Teilkriterium, um Interpretationsspielräume zu reduzieren. Das erhöht die Inter-Rater-Reliabilität in Workshops.

• UX/Mobile: 0 = unbenutzbar; 3 = gut nutzbar, kleine Ecken; 5 = intuitiv, schnell, konsistent, mobil first.
• Reporting: 0 = keine Auswertungen; 3 = Standard + einfache Ad-hoc; 5 = flexible Ad-hoc, Filter/Drilldowns, Export zu BI.
• Integrationen: 0 = proprietär/geschlossen; 3 = API vorhanden, begrenzte Doku; 5 = API + Webhooks + SCIM + SSO, Sandbox & Doku.

Tabelle „Anbieter-Vergleich“ – Spalten & Datenquellen

Der Anbieter-Vergleich verdichtet Profil, Risiken und Wirtschaftlichkeit. Er dient auch als Management-Deckblatt für die Entscheidung.

• Anbieter (Text): Produkt/Hersteller.
• Zielsegment (Dropdown): KMU, Mid-Market, Enterprise.
• Hosting/Region (Text): EU/DE, Multi-Region, Angaben zur Datenresidenz.
• Zertifikate (Text): ISO 27001, SOC 2, BSI C5 (Jahr/Gültigkeit).
• API/SSO/SCIM (Text): OIDC/SAML, SCIM 2.0, Webhooks.
• Payroll/DATEV (Text): Exportformate, geprüfte Schnittstellen.
• ERP-Integration (Text): SAP, MS Dynamics, weitere.
• EU-DPA/AVV (Text): Vertrag, Sub-Prozessoren.
• Referenzen/Branche (Text): Relevante Logos/Use-Cases.
• Roadmap/Release-Zyklus (Text): Cadence, Transparenz.
• Stärken/Schwächen (Text): Kurz, prägnant.
• Risiken (Text): Abhängigkeiten, Lock-in, Ressourcen.

Tabelle „Anbieter-Vergleich“ – Beispielzeilen (zum direkten Einfügen)

Die Beispiele sind neutral formuliert. Ersetze Platzhalter durch echte Angaben aus Nachweisen, Demos und Verträgen.

Anbieter,Zielsegment,Hosting/Region,Zertifikate,API/SSO/SCIM,Payroll/DATEV,ERP-Integration,EU-DPA/AVV,Sub-Prozessoren,Referenzen/Branche,Roadmap/Release-Zyklus,Stärken,Schwächen,Risiken
System A,Mid-Market,EU (DE primär),ISO 27001; BSI C5,OIDC; SAML; SCIM; Webhooks,DATEV LODAS/Lohn & Gehalt,SAP; MS Dynamics,AVV vorhanden,aktuelle Liste,Tech/Services quartärlich,Monatlich; transparent,Starke API; gute UX,Weniger DE-spezifische HR-Workflows,Vendor-Lock-in bei Add-ons
System B,KMU,EU (NL),ISO 27001,OIDC; SAML; SCIM (teilweise),DATEV Export CSV,MS Dynamics,AVV vorhanden,teils US Sub-Prozessoren,Handel; Produktion,Quartalsweise,Preis/Leistung stark,API-Quotas eng,Export-Formate begrenzt
System C,Enterprise,EU + optional Multi-Region,ISO 27001; SOC 2,OIDC; SAML; SCIM; Event-Streams,DATEV zertifiziert,SAP (zertifiziert),AVV vorhanden,transparent,Healthcare; Finance,Monatlich; Feature Flags,Skalierbarkeit; Compliance,Komplexe Einführung,Projektressourcen knapp

Gewichtung & Ranking – Startmodell, Alternativen & Gates

Starte mit einer praxiserprobten Verteilung und passe sie an eure Ziele an. Nutze „Gates“, um Muss-Kriterien durchzusetzen, und führe ein robustes Ranking mit Sensitivitätscheck durch.

• Startgewichtung: Prozess-Fit 30 %, UX/Mobile 15 %, Integrationen/API 15 %, Security/DSGVO 15 %, Analytics 10 %, TCO 10 %, Roadmap/Support 5 %.
• Alternative: In stark integrierten Landschaften erhöhe „Integrationen/API“ auf 25 % und senke „UX/Mobile“ auf 10 %.
• Gates (Muss-Kriterien): Wenn ein Muss ≤ 2 bewertet wird, wird der Anbieter nicht gerankt oder erhält 0 Punkte.

Formeln für Score, Normalisierung & Rang

Die folgenden Formeln funktionieren in deutschsprachigen Sheets/Excel-Umgebungen. Passe Trennzeichen an deine Locale an.

Gewichteter Score je Kriterium:
=Score * Gewicht / 5

Gesamtscore je Anbieter (Zeilensummen):
=SUMME(Bereich_gewichtete_Scores)

Normalisierter Gesamtscore (0–100):
=Gesamtscore / SUMME(alle_Gewichte) * 100

Ranking (Google Sheets, deutsch):
=RANG(Gesamtscore; Bereich_Gesamtscores; 0)

Ranking (Excel, englisch):
=RANK.EQ(TotalScore, TotalScoresRange, 0)

Tipp: Wenn du Gewichte in einem separaten Bereich pflegst, nutze SUMMENPRODUKT mit INDEX/VERGLEICH oder XLOOKUP/FILTER, um Kategorien dynamisch zu verknüpfen.

Sensitivitätsanalyse – Was-wäre-wenn auf einen Blick

Eine schnelle Sensitivitätsanalyse zeigt, wie empfindlich das Ergebnis auf Gewichtsänderungen reagiert. Damit erkennst du, ob ein Anbieter nur durch ein einzelnes Kriterium „gewinnt“.

• Gewichts-Schieber: Lege in einem separaten Reiter Eingabezellen für die Hauptkategorien an und normalisiere auf 100 %.
• Matrix: Varie­re ein Gewicht (z. B. Integrationen zwischen 10–30 %) und beobachte die Rangveränderung per RANG.
• Visualisierung: Nutze =SPARKLINE(Bereich_Scores) (Sheets) bzw. Datenbalken (Excel) zur Trenddarstellung.

K.O.-Logik & Filter – Automatisch aussortieren

Mit einer K.O.-Formel reduzierst du manuelle Diskussionen. Anbieter, die Muss-Kriterien nicht erfüllen, werden gar nicht erst gerankt.

Sheets (deutsch):
=IF(ODER(ZÄHLENWENN(Bereich_Muss_Scores;"<=2")>0; [weitere_Bedingungen]); "AUSGESCHLOSSEN"; "IM_RENNEN")

Excel (englisch):
=IF(OR(COUNTIF(MustScoresRange,"<=2")>0, [other_conds]), "EXCLUDED", "IN")

Ergänze die K.O.-Logik auch in der Demo-Scorecard (Spalte „K.O.?“) und verknüpfe beide Reiter, damit ein K.O. in Demos das Ranking beeinflusst.

Mehrere Bewerter*innen – Konsens & Streuung

Wenn mehrere Personen bewerten, hilft ein Konsens-Score plus Streumaß zur Qualitätssicherung. So erkennst du divergierende Sichtweisen früh.

• Konsens: =MITTELWERT(Bewerter1:BewertnerN)
• Streuung: =STABW.S(Bewerter1:BewertnerN) (Excel/Sheets, deutsch) – hohe Abweichung = Gesprächsbedarf.

Governance-Felder – Nachweis & Audit-Trail

Für Revisionssicherheit und Stakeholder-Freigaben sollten Nachweise und Entscheidungen dokumentiert sein. Ergänze bei Bedarf zusätzliche Spalten.

• Entscheidungsnotiz (Text): Warum erhält Anbieter X die Punktzahl?
• Beleg-Link (URL): Ordner/Datei mit Screenshot, Vertrag, Zertifikat.
• Genehmigt von (Text/Dropdown): Rolle/Name, Datum.

Dashboard-Reiter – Management auf einer Seite

Ein kompakter Dashboard-Reiter erhöht die Akzeptanz im Steering. Nutze einfache Kennzahlen und wenige, klare Visualisierungen.

• Top-3-Score je Anbieter (Balken): Gesamtscore, Muss-Erfüllung, Risiko-Level.
• Kategorie-Heatmap: Durchschnittsscore pro Kategorie × Anbieter (bedingte Formatierung).
• Risiken & To-Dos: Offene Punkte mit verantwortlicher Person und Fälligkeit.

Technik-Kniffe für Google Sheets & Excel

Diese Funktionen machen deine Matrix robust gegen Änderungen und erleichtern Wartung sowie Kollaboration.

• Named Ranges: Benenne Gewichts- und Scorebereiche, damit Formeln lesbar bleiben.
• LOOKUPs: XVERWEIS/XLOOKUP (Excel) bzw. FILTER/INDEX/VERGLEICH (Sheets) für dynamische Zuordnung von Kategorien & Gewichten.
• ARRAYFORMEL (Sheets): Automatisches Ausfüllen neuer Zeilen mit Formeln.
• Versionskontrolle: Nutze Sheet-Versionen/ Änderungsverlauf vor wichtigen Workshops.

Checkliste „Fertig fürs Steering“ – 10-Minuten-Review

Bevor du in die Entscheidungsrunde gehst, prüfe die folgenden Punkte. Das spart Diskussionen und schafft Vertrauen.

1. Summe der Gewichte = 100 % (oder sauber normalisiert).
2. Alle Muss-Kriterien haben Nachweise (AVV, Hosting, Zertifikate).
3. Demos sind mit identischen Szenarien bewertet (Scorecard vollständig).
4. K.O.-Logik greift und wird im Ranking berücksichtigt.
5. Jede Punktzahl hat eine kurze Entscheidungsnotiz und ggf. Beleg-Link.
6. Pivot/Heatmap zeigt klare Stärken/Schwächen je Anbieter.
7. Risikoliste enthält Gegenmaßnahmen und Verantwortliche.
8. Sensitivitätsanalyse dokumentiert (Gewichtsänderung → Rangstabilität).
9. Freigaben/Unterschriften und Datum gepflegt.
10. Export/Handout für Management erstellt (PDF/Link, lesefreundlich).

Komplette Struktur als CSV-Skelett – schneller Start

Importiere die folgenden Skelett-Tabellen als drei getrennte CSV-Dateien (Reiter: Anforderungen, Demo-Scorecard, Anbieter-Vergleich) und fülle sie im Team aus.

-- Anforderungen.csv --
Kategorie,Kriterium,Beschreibung (Praxis),Muss/Soll/Kann,Nachweise,Gewicht (%),Anbieter A Score (0–5),Anbieter B Score (0–5),Anbieter C Score (0–5),Gewichteter Score,Status,Kommentar

-- Demo-Scorecard.csv --
Szenario,Use Case,Erwartetes Ergebnis,K.O.?,UX/Mobile (0–5),Reporting (0–5),Integrationen (0–5),Beobachtung,Fragen/To-Dos

-- Anbieter-Vergleich.csv --
Anbieter,Zielsegment,Hosting/Region,Zertifikate,API/SSO/SCIM,Payroll/DATEV,ERP-Integration,EU-DPA/AVV,Sub-Prozessoren,Referenzen/Branche,Roadmap/Release-Zyklus,Stärken,Schwächen,Risiken

Formel-Snippets – direkt kopieren

Diese Snippets decken die häufigsten Berechnungen ab. Füge sie in deine Sheet-Spalten ein und passe Zellbezüge an.

• Gewichtete Summe (SUMMENPRODUKT):
  Sheets (deutsch): =SUMMENPRODUKT(Score_Bereich;Gewicht_Bereich)
  Excel (englisch): =SUMPRODUCT(Score_Range,Weight_Range)
• Normalisierung Gewichte:
  Sheets: =Gewicht_Zelle / SUMME(Gewicht_Spalte)
  Excel: =WeightCell / SUM(WeightColumn)
• Rangfolge:
  Sheets: =RANG(Gesamtscore;Gesamtscores;0)
  Excel: =RANK.EQ(TotalScore,TotalScores,0)
• K.O.-Gate (Muss ≤ 2):
  Sheets: =IF(UND(MoSCoW="Muss";Score<=2);"K.O.";"ok")
  Excel: =IF(AND(MoSCoW="Muss",Score<=2),"K.O.","ok")
• Konsens-Score (mehrere Bewerter*innen):
  Sheets/Excel: =MITTELWERT(Score_A:Score_C) bzw. =AVERAGE(Score_A:Score_C)

Praxisbeispiel – Von Kriterien zur Entscheidung in 5 Schritten

So setzt du die Vorlagen konkret ein. Das Beispiel zeigt den Weg von der Anforderungsliste bis zur finalen, dokumentierten Entscheidung im Steering.

1. Kriterien anlegen: 30–50 Kriterien über die Kategorien verteilt; „Muss“ klar markieren.
2. Demos steuern: 3–5 Szenarien, identisch für alle Anbieter; Live-Bewertung in der Scorecard.
3. Nachweise sammeln: Screenshots, AVV-Entwurf, Zertifikate, Sandbox-Links; in „Nachweise“ verlinken.
4. Berechnen & visualisieren: Gewichtete Scores, Heatmap pro Kategorie, Rangliste.
5. Entscheidungsnotiz: Warum Anbieter X gewonnen hat; Risiken & Auflagen; Unterschriften/Datum.

So hilft dir unsere AI: Von der Longlist zur Entscheidung – schnell, sauber, sicher

Die Matching-Engine von find-your-SOFTWARE verbindet deine Anforderungen mit den passenden Enterprise-Systemen – präzise, schnell und DSGVO-konform. Du beschleunigst Recherche, Auswahl und Entscheidungsreife spürbar.

In drei Schritten zum perfekten Match

Mit einem klar strukturierten Ablauf vermeidest du Recherche-Marathons und fokussierst dich auf die Kandidaten, die wirklich passen.

1. Startpunkt setzen: Gib die URL deines Unternehmens ein. Unsere AI scannt öffentliche Quellen (Website, Register, News) und extrahiert Anforderungen, Ziele und Präferenzen – ohne Zugriff auf interne Daten.
2. Analyse & Abgleich: Die Engine matcht deine Anforderungen mit Funktionen am Markt und ähnlichen Unternehmensprofilen – inkl. Integrationen, Datenstandort, Roadmap.
3. Ergebnis: Du erhältst eine kuratierte Shortlist mit detaillierten Vergleichen, die du direkt in deine Scorecard übernimmst.

Sicherheit, Compliance & Geschwindigkeit

Deine Daten bleiben geschützt – die ersten Schritte basieren ausschließlich auf öffentlichen Informationen. Hosting auf Servern in Deutschland, strenge Datenschutzstandards und ein auf Effizienz optimiertes Backend (u. a. Systemsprachen wie Rust) sorgen für schnelle, belastbare Ergebnisse.

Das Selection-Portal – kollaborativ entscheiden

Nach dem Matching arbeiten alle Beteiligten auf einer gemeinsamen Plattform: Anforderungen fortschreiben, Präsentationen bewerten, Scorecards kommentieren, Integrationen & Risiken konsistent managen – inklusive Dashboards, Vorlagen, Anleitungen und automatischen Empfehlungen. Vertiefung: „Kollaborative HR-Softwareauswahl“.

Häufige Stolpersteine – und wie die Checkliste sie abräumt

Diese Anti-Pattern tauchen in Projekten immer wieder auf. Mit der HR-Software Checkliste 2025 umgehst du sie systematisch.

• „Wir schauen uns erst mal alle Features an…“ → Szenariobasierte Demos statt Feature-Listen.
• „Security prüfen wir am Ende.“ → K.O.-Gates an den Anfang (EU-Hosting, AVV, Exit-Fähigkeit, Sub-Prozessoren).
• „Integrationen? Das macht die IT schon.“ → API-Fitness, SSO/SCIM und Payroll-Export sind Alltag, kein Add-on.
• „Die Demo war super, also passt es.“ → Scorecard, Sandbox, Messkriterien, Belege.
• „Preis ist zu hoch.“ → TCO denken, Verhandlungsrahmen klären (SLA, Support, Roadmap), Alternativen belegen.

Nächste Schritte – von der Checkliste zur Entscheidung

Mit dieser Roadmap kommst du in überschaubarer Zeit zur belastbaren Entscheidung – revisionssicher und verhandelbar.

1. Ziele/KPIs fixieren (3–5 Messgrößen, Baseline).
2. Checkliste anpassen (Kategorien, Spalten, Gewichte).
3. Longlist aufbauen (8–15 Anbieter nach Segment/Region/Integrationen/DSGVO).
4. Shortlist & Demos (3–5 Systeme; szenariobasiert; Sandbox + Scorecard).
5. Entscheidung & Vertrag (SLA, Datenstandort EU, Sub-Prozessoren, Exit/Export, Mitbestimmung).
6. Einführung & Hypercare (Kick-off, Migration, UAT, Schulung, KPIs).

Wenn du Schritt für Schritt vorgehen willst, nutze den Leitfaden HR-Software-Auswahl als Ergänzung zu dieser Checkliste – dort findest du Prozess, Stakeholder-Management, Bewertungslogik und weitere Vorlagen.

Empfohlene Vertiefungen im Blog – direkt für deine Matrix verlinken

Die folgenden Beiträge helfen dir, Kriterien zu schärfen, Belege zu sammeln und Stakeholder zu überzeugen. Verlinke sie in deiner Matrix unter „Nachweise/Quelle“.

• HR-Software: Was ist das eigentlich? (2025)
• Core HR Stammdaten – das Herz deiner HR-IT
• Funktionen moderner HR-Software 2025 im Überblick
• HR-Software-Budget ohne Kostenfalle
• Kollaborative HR-Softwareauswahl – Erfolg oder Scheitern
• Zum Blog-Archiv

FAQ zur HR-Software Checkliste 2025

Die meistgestellten Fragen fassen wir kompakt zusammen – ideal, um in Workshops zügig Klarheit zu schaffen.

Wie viele Anbieter sollten auf die Shortlist?

In der Regel 3–5. Das hält den Aufwand beherrschbar und erlaubt dennoch Vergleichbarkeit und Wettbewerb.

Wie gehe ich mit K.O.-Kriterien um?

Definiere sie früh (z. B. EU-Hosting, AVV, SSO, SCIM, Export/Exit). Erfüllt ein Anbieter ein K.O. nicht, fliegt er raus – unabhängig von „Nice-to-Haves“.

Wie messe ich den Erfolg nach Go-Live?

Leite KPIs aus Zielen ab (z. B. Time-to-Hire, Datenqualität, First-Contact-Resolution im HR-Service, Nutzungsrate Self-Service, Zeit bis Monatsabschluss). Miss monatlich und leite Maßnahmen ab.